Home office: A teljes útmutató

---

A home office praktikus megoldás lehet sokak számára, ami az utóbbi években egyre jobban elfogadottá vált a munkaadók szemében is.
Sőt vannak olyan esetek, amikor ennek alkalmazása nem opcionális, hanem szükségszerű.
Számtalan előnye van az alacsonyabb munkáltatói költségektől kezdve a magasabb dolgozói elégedettségig.
Bármilyen okból is végzed otthonról a munkádat, fontos az egyensúly megteremtése.
Az irodában a kollégáid terelik el a figyelmedet, otthon pedig azok, akikkel élsz és a kettő közül az utóbbit nehezebb kezelni.
Az otthoni munkavégzés egyáltalán kicsit sem egyszerű, de ennek az útmutatónak a segítségével ígérem könnyebb lesz.

Home office – így hozd ki belőle a legtöbbet

Fektesd le a szabályokat

Tisztáznod kell a családoddal, lakótársaiddal, hogy te itt bizony a munkádat végzed.
Ki kell töltened a munkaidődet és ehhez egy elkülönített helyre is szükséged van.
Ha kell kérd meg őket többször, hogy tartsák ezt tiszteletben.
Hidd el ha akaratlanul is, de néha úgy fogják érezni, hogy nem csinálsz semmit.

Alakíts ki munkaállomást

Válassz olyan munkaterületet az otthonodban, amely egyértelműen elválasztja a munkát a magánélettől.
A legjobb ha ez a hely az ablaknál van, mert a friss levegő és a természetes fény jó hatással lesz a mentális egészségedre.
Tilos dolgozni az ágyban, melyen alszol és a kanapén, ahol pihensz.
Ha még nincs benne rutinod csábító lehet a kanapéról, konyhaasztalnál dolgozni, de ezzel magad alatt vágod a fát.
Csak azért, mert otthonról dolgozol, nem azt jelenti, hogy nincs szükséged “irodára”.
Rendezd be az otthonod egy részét munkaterületként.
Amikor ezen a munkaállomáson vagy azt üzeni az agyadnak, hogy ideje a munkára fókuszálni.
Pontosan ezért, ha nem dolgozol, ne legyél ott.
Ha nem figyelsz eléggé ezekre a dolgokra annak az lesz a következménye, hogy akadályozni fogod a többieket és magadat is.
A tökéletes megoldás egy dolgozószoba, de ezt nem mindenki teheti meg.
Az említett kanapé vagy a hálószoba a kikapcsolódásod támogatja nem pedig a munkádat, ezt a kettőt pedig külön kell választanod a megfelelő egyensúly érdekében.
Oké, de mi van akkor, ha csak nappali és hálószoba van?
Ebben az esetben a hálószoba a kevésbé rossz megoldás a nappalival szemben, amit mindenki használ.
Ha sehol nincs hely kénytelen leszel kissé átrendezni a lakást.
Ezzel együtt az is fontos, hogy a szüneteket ne ugyanott töltsd, ahonnan dolgoztál.
A munkaállomást tartsd tisztán!
“Rend a lelke mindennek”, ahogyan a mondás is szól.
Koszban és rendetlenségben nem tudsz hatékonyan dolgozni.
Tedd vonzóvá a környezeted, takaríts ki minden nap, ez növeli majd a termelékenységed.

Határozd meg a munkaidőd

A legtöbbször ezt megteszi helyetted a munkaadód, amennyiben alkalmazottként dolgozol.
A munka-magánélet egyensúly kiemelten fontos, ebben a szituációban pedig könnyű elveszíteni az időérzéked.
Ha munkaidőben magánéleti dolgokkal foglalkozol, az a munkád rovására megy.
Ha szabadidődben a munkával foglalkozol, az a magánéleted rovására megy.
Meg kell húzni a határokat.

Reggeli rutin

Ne térj el a megszokott reggeli rutinodtól.
Reggelizz és öltözz fel normálisan, mintha az irodába mennél akkor is, ha a munkaasztalod az ágy mellett van, ahonnan éppen felkeltél.
A munkahelyedre sem pizsamában jártál ugye?
Nem arról van szó, hogy zakóban kell ülnöd, egy kényelmes utcai ruházat bőven megteszi.
Érdemes arra is figyelned, hogy elég ideje legyen az elmédnek felkészülni a munkára.
Csinálhatod azt is, hogy lemész sétálni egyet a ház körül, mintha dolgozni mennél.
Ha csupán 5 perc telik el az ébredésed és a reggeli online meeting között, az egész napodat megpecsételi.

Iktasd ki a zavaró tényezőket

Ne használd a házimunkát ürügyként a munka halogatására.
A főzést, mosást, takarítást tervezd a munkaidő előttre vagy utánra.
TV ne legyen bekapcsolva körülötted.
A magántelefonodon kapcsold ki a wifit/mobilnetet és halkítsd le.

Kommunikálj másokkal

Az otthoni munkavégzés közben is kommunikálnod kell a kollégáiddal, beosztottjaiddal.
Az, hogy otthonról dolgozol, nem azt jelenti, hogy meg kell szakítanod a kapcsolatot velük.
Sőt…
Ahelyett, hogy emailen keresztül kommunikáltok, hívd fel őket vagy indíts videóhívást.
Az egyik szünetet használhatod például arra, hogy megkérdezd, ők hogyan boldogulnak az otthoni munkavégzéssel, cseréljetek tapasztalatot.
Ha egyedül élsz, akkor még nagyobb szükséged lehet ezekre az interakciókra arra, hogy más arcokat is láss.
Egy reggeli online meetingen könnyedén összehangolhatjátok a napi munkavégzésetek, ráadásul éreztetitek egymással, hogy egy csapat vagytok annak ellenére, hogy fizikailag nem tartózkodtok egy helyen.
Ötlet: Mit szólnátok egy virtuális kávészünethez?

Tarts szüneteket

A szünetek hozzátartoznak a munkaidőhöz.
Az emberi agy egyszerűen nem képes órákon keresztül koncentrálni.
Elképzelhető, hogy elcsúszol néhány feladattal és úgy próbálod behozni a lemaradásod, hogy nem tartasz szünetet.
Ezt nem tanácsolom, a szünetek megtartása az egyik legfontosabb része a homa office-nak.
Azonban nem mindegy, mivel töltöd ki ezt az időt.
A cél az, hogy feltöltődj és új lendülettel folytasd a munkát.
Az egyik legrosszabb amit tehetsz, hogy előveszed a telefonodat és megnézed a közösségi oldalaidat.
Helyette végezz légzőgyakorlatokat, meditálj, jógázz, vagy tegyél egy rövid sétát és közben szívj egy kis friss levegőt.
Próbálj meg nem munkával kapcsolatos dolgokkal foglalkozni ebben az időszakban.

Mikor és mennyi szünetet tartsak?

Erre nincs egzakt szabály.
Az egyik tippem, hogy minden ledolgozott óra után tarts 5-10 perc szünetet, az ebédidő pedig legyen 20 perces.
A másik tippem a Pomodoro technika. Ez egy olyan időgazdálkodási módszer, ami kiválóan alkalmazható home office esetében. Erről egy külön cikket is írtunk, amit ide kattintva tudsz elolvasni.

Ne túlórázz

Ha támad egy remek ötleted este, akkor írd fel egy papírra vagy egy jegyzet alkalmazásba.
Tudom nagy a kísértés, hiszen szinte karnyújtásnyira van a laptopod, de ne kapcsold be.

Digitalizáld a folyamatokat

A modern technológiának köszönhetően sokféle munkafolyamatot lehet digitalizálni.
Azok a cégek, akik ragaszkodnak a hagyományos, ám elavult megoldásokhoz és nem tartanak lépést a fejlődéssel, lemaradnak.
Az olyan eszközök, mint például a Microsoft Office 365 megteremtik az alapokat, hogy te és az alkalmazottaid bárhonnan dolgozhassanak.
De olyan dolgokat is digitalizálhatsz, amire elsőre nem is biztos, hogy gondolnál.
A SzámlaRobot szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az egész számlafeldolgozási folyamat az online térben fusson végig.

Milyen eszközökre lehet szükséged?

Ha vezetői pozícióban vagy, győződj meg arról, hogy dolgozóid rendelkeznek a megfelelő eszközökkel, amelyek szükségesek számukra az otthoni munkavégzéshez.
Az alapkövetelmény a hordozható számítógép, azaz a laptop.
A hagyományos asztali számítógép nem éppen home office barát megoldás, mert nem mindenki teheti meg, hogy ugyanazon a helyen dolgozik a lakásán belül.
Lehet, hogy vándorolnia kell egyik helységből a másikba.

Asztal

Az asztalnak minimum akkorának kell lennie, hogy kényelmesen elférjen rajta a számítógép, az egér és egy finom csésze kávé és előny, ha a magassága állítható.
Sok helyen lehet kapni ebből is hordozható verziót, én is ilyet használok, ha otthonról dolgozom.
Ha beszerzel egy ilyet, akkor ugyazt az előnyét élvezheted, mint a fent említett hordozható számítógépnek.
Ha útban vagy, egyszerűen átköltözöl mindenestül a másik szobába.

Szék

Órákat fogsz eltölteni minden egyes nap a széken ülve, ezért fontos, hogy kényelmes legyen.
Magas, dönthető háttámlája legyen és támassza meg a derekadat, valamint az állítható magasság is fontos szempont legyen a kiválasztásánál.

Headset

A headset vagy fejhallgató, jó minőségű mikrofonnal sokat javít az online meetingek minőségén, hiszen tisztábban halljátok egymást.
Emellett meg van az az előnye a laptop beépített hangszórójával szemben, hogy nem zavarod a körülötted lévőket, nem kell végig hallgatnia az egész családnak a megbeszéléseidet.

Webkamera

Itt ugyanaz a helyzet, mint a headset-nél bár az, hogy tisztábban lássanak kevésbé fontos a mikrofonnál.
Viszont ha olyan jellegű munkád van, hogy ügyfelekkel is kommunikálnod kell videóhívásban, rögtön fontosabbá válik a professzionális képminőség.

Milyen szoftverekre lehet szükséged?

Microsoft Teams

A vállalatok nagyrésze Microsoft Office 365-öt használ, ezért kézenfekvő megoldás ezen a szoftveren keresztül lebonyolítani az online megbeszéléseket.
A Skype akkor lehet jó választás, ha olyan ügyféllel kell beszélned, akinek nincs előfizetése a fent említett eszközre, mert ez ingyenes és szinte mindenki ismeri.

Trello

A home office egyik legnagyobb kihívása a feladatok rendszerezése.
Itt jön képbe a Trello.
Táblákkal, listákkal és kártyákkal segít rendben tartani, menedzselni a különböző feladatokat.
Egy nagyon átlátható, könnyen kezelhető és hatékony szoftverről beszélünk.

NordPass

A NordPass egy jelszókezelő eszköz.
Erősen javasolt mindenhol különböző, erős jelszót használni a biztonság érdekében.
A probléma az, hogy ezeket a jelszavakat képtelenség megjegyezni.
A NordPass segítségével egyetlen jelszóra lesz szükséged, amit megadva hozzáférsz az összes többihez pillanatok alatt.
Sőt, pc-n automatikusan beilleszti a jelszavakat a Chrome bővítmény segítségével.
Van ingyenes verziója, amihez mobil alkalmazást is letölthetsz.