Vállalatirányítási rendszer – Hogyan válaszd ki a legjobbat?
Vállalatirányítási rendszer bevezetésén gondolkozol, esetleg a meglévőt szeretnéd lecserélni?
A megfelelő ERP rendszer kiválasztása nem könnyű feladat.
Könnyű elveszni a rengeteg funkció és műszaki feltétel között.
Először is meg kell fogalmaznod, hogy milyen célokat szeretnél elérni a bevezetésével.
Átgondolt megközelítésre van szükség a kiválasztáshoz, a következő lépések pedig útmutatásként szolgálnak majd a jobb döntés meghozatalához.
Mi az ERP?
A vállalatirányítási rendszer, rövidebb nevén ERP (Enterprise Resource Planning) segít rendszerezni és optimalizálni a cégek folyamatait.
Segítségével egy helyen kezelhető mindaz, amire egy vállalatnak szüksége van.
Egyetlen platformon belülre integrál minden információt a folyamatok egyszerűsítése és automatizálása érdekében, ezzel nagyban növelve a vállalaton belüli hatékonyságot.
Szinte minden vállalat, iparágtól függetlenül profitálhat az ERP szoftver használatával.
Nézzük a legfontosabb előnyeit:
Letöltés után a felhasználó eldöntheti, hogy a számlát befogadja vagy visszautasítja. Mindkét esetben a letöltött adatok archiválásra kerülnek, de csak a befogadás után végezhető el minden további művelet (teljesítés igazolás, adószakértői ellenőrzés, gazdálkodási rendszer felé történő átadás).
- Átlátható, részletes pénzügyi adatok
- Folyamatok szervezése
- HR folyamatok irányítása
- Valós idejű információk
- Gyorsabb információcsere
- Ügyfelekkel való kapcsolattartás
Hogyan válassz vállalatirányítási rendszert?
Ma már kulcsfontosságú, hogy egy vállalat körültekintően válasszon vállalatirányítási rendszert, hogy az elősegítse a tőle elvártakat: a teljesítmény növelését.
Ha később kiderül, hogy rosszul választottál az komoly bonyodalmakhoz vezet.
Nem szabad félvállról venni.
Olyan szoftert kell választani, amelyet könnyű megtanulni, kezelni és kiszolgálja a cég speciálisabb igényeit is.
Tökéletesen kell illeszkednie a céghez és annak működéséhez.
1. lépés: Igények felmérése
Mielőtt belevágnál magába a kiválasztásba, tisztáznod kell az igényeidet.
Tedd fel magadnak a következő kérdéseket:
- - Hol tart most a vállalat?
- - Hová szeretnél eljutni?
2. lépés: Előszűrés
Most, hogy tudod mi a célod vele, meg kell találnod azokat a szoftvereket, melyek a leghatékonyabban támogatják ezeket.
A következőkre érdemes figyelned:
Funkcionalitás
Az ERP fő célja, hogy segítsen jobb döntéseket hozni a vállalat fejlődésének érdekében, amihez alkalmazkodnia is kell.
Tehát mégegyszer: A szoftvernek kell alkalmazkodnia a te igényeidhez és nem pedig fordítva, figyelembe véve a rövid és hosszú tálú célokat is.
Olyan megoldást kell választani, ami funkcionalitás tekintetében rögtön lefedi a vállalat igényeinek túlnyomó részét.
Ha nem elég rugalmas és korlátozott a testreszabás terén, akkor jobb ha tovább folytatod a keresést.
Kompatibilitás
Meg kell vizsgálnod, hogy a már meglévő szoftverek közül melyeket lehet integrálni az ERP-be, vagy melyek cserélhetőek le egy rendszeren belüli modulra.
Nézzünk erre egy példát.
Tegyük fel, hogy használtok valamilyen CRM rendszert a vállalaton belül, az ügyfelekkel való kapcsolattartásra.
Két lehetőség van:
- - Az egyik, hogy lecserélitek a szoftvert arra a modulra, ami be van építve az ERP rendszerbe.
- - A másik, hogy összekötitek a két rendszert.
Mérlegelned kell, hogy melyik számotokra a jobb megoldás.
Felhasználói élmény
Sokan kizárólag a funkcionalításra fókuszálnak ilyenkor, pedig egyáltalán nem elhanyagolható a felhasználói élmény sem.
Gondolj csak bele!
Te és a kollégáid nap mint nap ezzel fogtok dolgozni, ezért könnyen használhatónak kell lennie.
Ezen felül egy jó ERP könnyen elérhetővéteszi az információkat, méghozzá a megfelelő embernek és a megfelelő időben.
Nem győzöm hangsúlyozni, hogy alkalmazkodnia kell az igényeitekhez.
Rugalmasság
Egy cég átalagosan 8-10 évig használ egy ERP rendszert ezért is fontos, hogy az innovatív legyen és folyamatosan fejlesszék, ezzel lépést tartva a technológiai trendekkel.
Ide tartozik az is, hogy a rendszer testreszabható legyen.
Alkalmazkodnia kell a jövőbeni céljaidhoz és projektjeidhez.
Költségek
Egy új Vállalatirányítási rendszer bevezetése kétségtelenül költséges és pontos árajánlatot általában az egyedi igények felmérése után tudnak adni.
Erre közepesen hosszú távú befektetésként érdemes gondolni.
Nézzük milyen költségek merülnek fel a legtöbb alkalommal:
- Licensz, infrastruktúra
- Telepítési költségek
- Üzemeltetés
- Támogatás
- Újabb modulok, egyedi fejlesztések
- Oktatás
3. lépés: Finomhangolás
Ha végigmentél az első két lépésen akkor ideális esetben maximum 5 szolgáltató maradt, akik megfelelnek a kritériumoknak.
Menjünk tovább!
Próbalehetőség
Termékbemutató.
Ennek a célja, hogy átfogó képet kapj, valamint első kézből láthasd a szoftvert működés közben.
Közben nem csak a szoftverről vonhatsz le következtetéseket, hanem úgy általában az egész cégről, akik forgalmazzák azt.
A folyamat során választ kaphatsz a következő kérdésekre:
Könnyen elérhetőek?
Tisztában vannak az igényeiddel?
Értik a dolgukat?
Jó felhasználói élmént nyújt a szoftver használata?
Egyáltalán szimpatikusan számodra?
4. lépés: Döntés
Ebben a fázisban már eldöntheted, melyik rendszert választod.
Készíts egy dokumentumot, amiben pontosan rögzítve van minden igény és követelmény a szolgáltató felé.
Ez alapján várd a személyre szabott ajánlatot.
