digitalizációs ugrásaA kiinduló helyzet
A Ludwig & Mentesi Kft. közel három évtizede stabil szereplője a hazai prémium pékáru-piacnak. A JÓkenyér márkanévvel működő vállalkozás az adalékmentes, kovászos kenyerek és a hagyományos péktermékek specialistája.
A magas minőség iránti elkötelezettség nemcsak a gyártásban, hanem a háttérfolyamatokban is meghatározó. A vállalat fejlődésével párhuzamosan azonban az adminisztratív terhek is növekedtek. Különösen a beérkező dokumentumok számának emelkedése jelentett egyre nagyobb kihívást.
„Korábban mindent manuálisan kezeltünk. A számlák papíralapon kerültek lefűzésre, visszakereséskor pedig mappák között kellett kutatnunk. Esetenként az üzem másik részén lévő irattárba is át kellett mennünk, ami jelentősen lelassította a folyamatokat.”
A kihívás
A korábbi dokumentumkezelési folyamat korlátai leginkább a hatósági ellenőrzések és auditok során váltak láthatóvá. Egy-egy dokumentum előkeresése akár 5–10 percet is igénybe vehetett.
A dokumentum beazonosítása után a munkatársaknak meg kellett találniuk a nyomtatott példányt a megfelelő irattárban, amely időnként másik helyszínen volt.
Ez a működés nemcsak időigényes volt, hanem hibalehetőségeket is hordozott. Egy audit során azonban a gyorsaság, a pontosság és a nyomon követhetőség egyaránt kiemelten fontos. Egyértelművé vált, hogy a vállalatnak digitális, központi dokumentumkezelési megoldásra van szüksége.
Miért a SzámlaRobot?
A JÓkenyér pénzügyi vezetése olyan rendszert keresett, amely költséghatékonyan vezethető be, ugyanakkor a vállalat saját folyamataihoz is igazítható.
Fontos szempont volt, hogy a dokumentumokat egy központi helyen lehessen kezelni, költséghelyek és további kategóriák szerint rendszerezve.
A SzámlaRobot mellett szólt a rendszer testreszabhatósága, valamint a szolgáltatói csapat rugalmassága és fejlesztési támogatása.
„A paraméterek meghatározása és az új elvárások kezelése összetetté tette a bevezetést. Több esetben fejlesztésre is szükség volt, de minden kérdésünkre gyors és segítőkész választ kaptunk.”
A bevezetés folyamata
Mivel a vállalat korábban nem használt integrált számlakezelő rendszert, nem klasszikus rendszerátállás történt. A SzámlaRobot új modulként épült be a pénzügyi folyamatokba.
A bevezetés új munkafolyamatok kialakítását és a munkatársak belső oktatását is igényelte. A kezdeti időszakban a feldolgozás átmenetileg lassabbá vált, ami természetes része volt az új rendszer és az új működési gyakorlat elsajátításának.
Már ebben az időszakban látható volt azonban, hogy a befektetett energia hosszú távon megtérül.
Az elért eredmények
A legjelentősebb fejlődés a dokumentumok visszakeresésében, az információk hozzáférhetőségében és az auditok támogatásában történt.
A korábban akár 5–10 percet igénylő keresések ma már néhány másodperc alatt elvégezhetők. A dokumentumokhoz minden jogosult felhasználó hozzáfér, így a rendszer működése már nem csupán egy-két, az irattár struktúráját jól ismerő kolléga tudására épül.
A gyorsabb visszakeresésnek köszönhetően a JÓkenyér az auditok során érkező, szoros határidejű dokumentációs kéréseket is könnyebben teljesíti.
„Az audit során konkrét határidőt kaptunk a dokumentáció összeállítására. A SzámlaRobotnak köszönhetően ez sokkal gyorsabban ment, és az egész folyamat átláthatóbbá vált.”
- A dokumentumok visszakeresési ideje jelentősen csökkent.
- A szükséges információk minden jogosult munkatárs számára elérhetők.
- Megszűnt az irattári struktúrával kapcsolatos személyfüggőség.
- Az auditok kiszolgálása gyorsabbá és átláthatóbbá vált.
Előnyök a mindennapi működésben
A rendszer használatát valamennyi érintett pénzügyi munkatárs elsajátította. A dokumentumkeresések gyorsabbá, a lekérdezések átláthatóbbá váltak, a dokumentumstruktúra pedig jobban illeszkedik a szervezet működéséhez.
A digitális jóváhagyási folyamat és a költségkeretek hatékonyabb kezelése nagyobb biztonságot és kiszámíthatóságot ad a pénzügyi működésben.
A JÓkenyér vezetése arra számít, hogy a rendszer hosszú távon további időmegtakarítást és hatékonyabb erőforrás-felhasználást tesz lehetővé.
Digitális kontroll és nagyobb transzparencia
A JÓkenyér tapasztalata megmutatja, hogy a digitalizáció nem pusztán egy új szoftver bevezetését jelenti. Új folyamatokat, új szokásokat és a munkatársak aktív közreműködését is igényli.
A megfelelően kialakított rendszer ugyanakkor gyorsabb visszakeresést, jobb auditkészséget és átláthatóbb belső működést teremt.
„Más vállalkozásoknak is ajánlanánk a SzámlaRobotot.”
