A bejövő számla lehet belföldi vagy külföldi, elektronikus vagy papíralapú – a SzámlaRobotban minden típusú számlafeldolgozás pillanatok alatt elvégezhető, akár kézi rögzítés nélkül. A NAV online számla letöltés funkció a belföldön kiállított számlákat 30 napra visszamenőleg nézi és automatikusan letölti a NAV adatbázisból fej- és soradat szinten. Az elektronikus számlákat pedig – a kiállító országtól függetlenül – egyetlen kattintásra beemelhető, ráadásul az olyan egyedi információkat is, mint a fogyasztási hely, a rendszám vagy a telefonszám. A külföldi papíralapú számláknál egyedi karaktervizsgálattal (OCR) olvassa be az azon szereplő információkat. A rendszer továbbá összenézi az XML és pdf formátumban is beérkező számlák adatainak egyezőségét is.
A bevitt adatok után sem kell a rendszerek között ugrálni, egyetlen rendszerben végigvihető a számlabefogadás, feldolgozás és számla archiválás teljes folyamata, a továbbiakban pedig már a számla megérkezése előtt információ lesz a rendszerben. A SzámlaRobot a letöltött számlasor adatokat felismeri és az elvégzett paraméterezés alapján párosítva elvégzi a kontírozást és előkészíti a továbbszámlázást. Képes a költségek különböző szervezeti egységek, osztályok, megrendelések és költséghelyek szerinti felosztására, elektronikus közműszámla esetén pedig még a fogyasztási helyeket is leolvassa a számlaképről.
A SzámlaRobot kapcsolódik a cég által használt, már jól megszokott és egyedi ERP rendszerekhez – SAP, Microsoft Dynamics –, így nincs szükség annak módosítására. A program ezen felül lehetővé teszi, hogy valamennyi információ átkerüljön a megfelelő gazdálkodási rendszerbe, emellett az ERP-ből a kiegyenlítések és a könyvelések adatait is kiolvassa.
A számlakezelés minden lépése, így a jóváhagyási folyamatok is egyetlen rendszeren belül történnek. A betöltött számlaadatok alapján a számlákhoz elektronikus teljesítés igazolás generálható, amihez a rendszer segítséget is ad, hiszen a számlák minden adata és a mellékletek is rendelkezésre állnak. A számlák osztályozhatók és a jóváhagyáshoz szükséges mellékletekkel – pl. szállítói levél – is ki lehet egészíteni. Mindössze pár kattintás, és komplex dokumentum nyilvántartás jön létre!
A SzámlaRobot a különböző szervezeti egység munkáját egyetlen felületen köti össze, ami bárhonnan elérhető. Ezzel támogatja az otthoni munkavégzést, a több telephely közötti hatékony együttműködést és – ami sok esetben okoz még nehézséget – a párhuzamos munkavégzést is. A cégvezető és az ügyintézők bármikor és bárhonnan hozzáférnek a számlákhoz, dokumentumokhoz, folyamatosan nyomon követhetik a feldolgozás fázisait, és pár kattintással készíthetnek olyan riportokat, amelyeket aztán e-mailben is könnyen tudnak továbbítani.
A SzámlaRobotban kezelt szállító számlákból pár kattintással utalási csomagot állíthat össze, amit kimentés után közvetlenül betölthet bankja Elektra rendszerébe.
• Nincs kézi rögzítés
• Több bankszámlaszám egyidejű kezelése
• A kereskedelmi bankok saját utalási formátumába történő kimentés
• Kiegyenlítések, részkiegyenlítések teljes nyilvántartása
Az utalást követően a szoftverben visszatölthetők a kiegyenlítés adatai, így elkerülhető a többszöri utalás veszélye, ráadásul így korosított listák, kintlévőség analitikák és naprakész nyilvántartások is elérhetők a SzámlaRoboton belül.
Az elektronikus dokumentumok hiteles archiválása az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály alapján kizárólag elektronikusan történhet. A SzámlaRobot minősített elektronikus archiválása ezért a számviteli törvény által előírt 8 évig tárolja a szükséges dokumentumokat. Így a számlaletöltéstől az archiválásig a digitális számlakezelés minden lépése egyetlen rendszerben megvalósítható.
A rendszer az elektronikus anyagok archiválásánál nem csak a jogszabály által előírt megőrzést biztosítja, de azt is, hogy egy utólagos ellenőrzéskor pár pillanat alatt előkereshetők legyenek a szükséges dokumentációk, és csoportosan kimenthetők a mellékletekkel együtt. Így például egy NAV ellenőrzéskor gombnyomásra elérhetők a kívánt dokumentumok.
Fenntartható pénzügyi és számviteli folyamatok
2025. január 1-jétől az EU fenntarthatósággal kapcsolatos vállalati jelentéstételről szóló irányelve (CSRD, Corporate Sustainibility Reporting Directive) a hazai nagyvállalatok nagyrésze számára is előírja, hogy beszámoljanak azokról az intézkedésekről, amelyekkel környezeti terhelésüket csökkentik A SzámlaRobot amellett, hogy egyszerűbbé, gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a pénzügyi és számviteli folyamatokat, a cég környezeti terhelésének csökkentéséhez is hozzájárul, hiszen a programban a számlák és dokumentumok feldolgozását a jóváhagyási, ellenőrzési és tárolási folyamatok minden részét elektronikusan, vagyis nyomtatás, papírhasználat és postázás nélkül végzi.
Adószakértői ellenőrzés
Az adóellenőri funkcióval a könyvelésre előkészített szállítói számlákon adószakértői ellenőrzés is végezhető, mielőtt továbbítják az erre alkalmas gazdálkodási rendszer számára.