Vállalatirányítási rendszer – Hogyan válassza ki a legjobbat?
Vállalatirányítási rendszer – Hogyan válassza ki a legjobbat? Vállalatirányítási rendszer bevezetésén gondolkozik, esetleg a meglévőt szeretné lecserélni? A megfelelő ERP rendszer kiválasztása nem könnyű feladat. Könnyű elveszni a rengeteg funkció és műszaki feltétel között. A következő lépések pedig útmutatásként szolgálnak majd a jobb döntés meghozatalához.
Mi az ERP?
A vállalatirányítási rendszer, rövidebb nevén ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerezi és optimalizálja a cégek folyamatait.
Segítségével egy helyen kezelhető mindaz az információ, amire egy vállalatnak szüksége van a folyamatok egyszerűsítése és automatizálása érdekében, ezzel nagyban növelve a vállalaton belüli hatékonyságot. Szinte minden vállalat, iparágtól függetlenül profitálhat az ERP szoftver használatával.
Nézzük a legfontosabb pénzügyi előnyeit:
- • Átlátható, részletes pénzügyi adatok
- • Folyamatok szervezése
- • HR folyamatok irányítása
- • Valós idejű információk
- • Gyorsabb információcsere
- • Ügyfelekkel való kapcsolattartás
Hogyan válassza ki a vállalatirányítási rendszerét?
Ma már kulcsfontosságú, hogy egy vállalat körültekintően válasszon vállalatirányítási rendszert, hogy az elősegítse a tőle elvártakat: a teljesítmény növelését. Ha később kiderül, hogy rosszul választott az komoly bonyodalmakhoz vezet, hiszen ezek a rendszerek nem könnyen lecserélhetők. Olyan szoftvert kell választani, amelyet könnyű megtanulni, kezelni és kiszolgálja a cég speciálisabb igényeit is. Tökéletesen kell illeszkednie a céghez és annak működéséhez.
1. lépés: Igények felmérése
Legelső lépésként tisztáznia kell az igényeket, azaz, hogy hol tart most a vállalat és hová szeretne eljutni?
2. lépés: Előszűrés
Most, hogy tudja mi a cél, meg kell találnia azokat a szoftvereket, amelyek a leghatékonyabban támogatják ezeket. A következőkre érdemes figyelni:
Funkcionalitás
Az ERP fő célja, hogy segítsen jobb döntéseket hozni a vállalat fejlődésének érdekében, amihez utána alkalmazkodnia is kell. Tehát a szoftvernek kell alkalmazkodnia az igényekhez és nem fordítva, figyelembe véve a rövid és hosszú tálú célokat is. Olyan megoldást kell választani, ami funkcionalitás tekintetében rögtön lefedi a vállalat igényeinek túlnyomó részét. Ha nem elég rugalmas és korlátozott a testre szabás terén, akkor jobb, ha tovább folytatja a keresést.
Kompatibilitás
Meg kell vizsgálnia, hogy a már meglévő szoftverek közül melyeket lehet integrálni az ERP-be és melyek cserélhetőek le egy rendszeren belüli modulra. Nézzünk erre egy példát.
Tegyük fel, hogy használnak valamilyen CRM rendszert a vállalaton belül az ügyfelekkel való kapcsolattartásra. Két lehetőség van:
- Az egyik, hogy lecserélik a szoftvert arra a modulra, ami be van építve az ERP rendszerbe.
- A másik, hogy összekötik a két rendszert.
Mérlegelnie kell, hogy melyik az Önök számára legjobb megoldás.
Felhasználói élmény
Sokan kizárólag a funkcionalitásra fókuszálnak ilyenkor, pedig egyáltalán nem elhanyagolható a felhasználói élmény sem. Ön és kollégái nap mint nap ezzel fognak dolgozni, ezért könnyen használhatónak kell lennie. Egy jó ERP ezért könnyen elérhetővé teszi az információkat, méghozzá a megfelelő embernek és a megfelelő időben.
Rugalmasság
Egy cég átlagosan 8-10 évig használ egy ERP rendszert, ezért is fontos, hogy az innovatív legyen és folyamatosan fejlesszék, ezzel lépést tartva a technológiai trendekkel. Ide tartozik az is, hogy a rendszer testre szabható legyen, ugyanis alkalmazkodnia kell a jövőbeni célokhoz és projektekhez is.
Költségek
Egy új vállalatirányítási rendszer bevezetése kétségtelenül költséges, de közepesen hosszú távú befektetésként érdemes gondolni. Pontos árajánlatot általában az egyedi igények felmérése után tudnak adni.
Nézzük milyen költségek merülnek fel a legtöbb alkalommal:
- • Licensz, infrastruktúra
- • Telepítési költségek
- • Üzemeltetés
- • Támogatás
- • Újabb modulok, egyedi fejlesztések
- • Oktatás
3. lépés: Finomhangolás
Ha végigvette az első két lépést, akkor ideális esetben maximum 5 szolgáltató maradt, akik megfelelnek a kritériumoknak. Menjünk tovább!
Próbalehetőség
Termékbemutató. Ennek célja, hogy átfogó képet kapjon, valamint első kézből láthassa a szoftvert működés közben. Emellett nem csak a szoftverről vonhat le következtetéseket, hanem az egész cégről is, akik forgalmazzák azt.
A folyamat során választ kaphat a következő kérdésekre:
Könnyen elérhetőek?
Tisztában vannak az igényekkel?
Értik a dolgukat?
Jó felhasználói élmént nyújt a szoftver használata?
Egyáltalán szimpatikusak az Ön számára? Gördülékenyen tudnak együtt dolgozni?
4. lépés: Döntés
A próba alapján készítsen egy dokumentumot, amiben pontosan rögzítve van minden igény és követelmény a szolgáltató felé. Ez alapján pedig már nincs más dolga, csak várja a személyre szabott ajánlatot.
Bármelyik ERP rendszer mellett dönt, a SzámlaRobot kapcsolódik a cég által használt, már jól megszokott és egyedi ERP rendszerekhez – SAP, Microsoft Dynamics –, így nincs szükség annak módosítására. A program ezen felül lehetővé teszi, hogy valamennyi információ átkerüljön a megfelelő gazdálkodási rendszerbe, emellett az ERP-ből a kiegyenlítések és a könyvelések adatait is kiolvassa.
